Gmail sa stal v roku 2012 najpoužívanejším emailovým klientom na svete. Podľa odhadov z roku 2014 ho využíva až 60% stredne veľkých firiem v USA. V tomto článku ti dáme 6 dôvodov, prečo je Gmail nutnosťou pre tvoje podnikanie a ukážeme ti, ako nastaviť a používať Gmail tak, aby si ušetril svoj čas a zvýšil svoju produktivitu.

1. Gmail ti ušetrí čas

Jednoduchá otázka na začiatok: Ktorá emailová adresa vyzerá dôveryhodnejšie, novak@firma.sk alebo jannovak452@gmail.com? Predpokladám, že si si vybral prvú možnosť. Správny výber. Avšak každý, kto si niekedy vytváral email na vlastnej doméne, vie, že to nemusí byť vždy príjemné.

Keď som mal 15 rokov, vytvoril som svoju prvú web stránku: networkmarketing.sk. V tom čase som sa nechal nalákať na multi level marketing s vidinou obrovského bohatstva. No, všetci sme urobili niekoľko hlúpostí…

Ako správny „podnikateľ“ som si vytvoril profesionálnu emailovú adresu, roland@networkmarketing.sk. Cítil som sa veľmi dôležito, veď predsa takúto emailovú adresu nemá každý. Nadšenie ma ale prešlo hneď po prihlásení sa do môjho emailového účtu.

Rozhranie webového emailového klienta Horde

Rozhranie webového emailového klienta Horde

Niežeby to bolo to najhoršie užívateľské rozhranie, aké som kedy videl. To zase nie. Dovtedy som bol ale zvyknutý na Gmail a toto mi prišlo ako nutné zlo. Nová emailová schránka znamená novú starosť. Raz za čas si predsa musíš schránku aj skontrolovať, inak si si ju vytváral zbytočne.

Teraz si okrem svojich osobných emailov musíš kontrolovať aj emaily, ktoré sú umiestnené na úplne inom serveri. To znamená, že musíš otvoriť nové okno v prehliadači, zadať adresu webmailu (ak si ju vôbec pamätáš), prihlásiť sa, a až potom môžeš začať pracovať s pre teba zatiaľ neznámym emailovým klientom. Tento proces síce nie je jadrová fyzika, ale nie je to ani nič príjemné. Kontrolovať dva emailové účty namiesto jedného sa tiež nejaví ako dobrý time management.

Našťastie, Gmail rieši tento problém veľmi efektívne. Svoj Gmail účet si môžeš prepojiť až s piatimi rôznymi emailovými schránkami. Google skontroluje tvoju postu za teba – automaticky.

Prostredníctvom svojho Gmail účtu môžeš čítať a odpovedať na firemné emaily bez toho, aby si sa musel prihlásiť na iný email. Samozrejme, pri písaní emailov alebo posielaní odpovedí si môžeš vybrať, z ktorého účtu chceš daný email odoslať. Stále máš možnosť byť SuperDuri@gmail.com, aj objednavky@papiernictvosenica.sk.

Návod, ako takto nastaviť svoj Gmail nájdeš v jednom z budúcich článkov na tomto blogu. Ak ho nechceš premeškať, prihlás sa na odber nových článkov z blogu Zarábaj Ako Pán™ v pravom bočnom stĺpci tejto stránky.

2. Gmail ti umožní jednoducho zdieľať a upravovať dokumenty

Google Dokumenty (Google Docs)

Google Dokumenty (Google Docs)

Tvoje Gmail konto ti automaticky poskytuje prístup aj ku ďalšej skvelej službe od Google – Google Dokumenty.

Pred pár mesiacmi som ani netušil, že Google Dokumenty vôbec existujú. Akonáhle som ale začal pracovať pre Evolution Startup, zamiloval som si ich. Google Docs sa stali neoddeliteľnou súčasťou mojej práce.

Keď píšem, píšem v Google Dokumentoch. Keď prekladám články pre LuboJurik.com, prekladám ich v Dokumentoch. Keď už som si nevedel zapamätať prístupové údaje ku všetkým online službám, ktoré využívam, opäť som si ich zapísal do Dokumentov (Poznámka: pre ukladanie hesiel vyskúšaj LastPass, je to podstatne bezpečnejšie).

Prečo som sa stal tak nadšeným evanjelistom pre Google Dokumenty? 5 hlavných dôvodov, prečo Google Docs milujem, ti popíšem v jednom z nasledujúcich článkov.

3. Gmail ti môže zachrániť život (alebo kariéru)

Poznáš to. Píšeš dôležitý obchodný email, na konci ho rýchlo skontroluješ a klikneš „Odoslať“. O sekundu neskôr si všimneš, že tvoja správa nemá predmet. A máš v nej dva preklepy. A pri oslovení si skomolil meno svojho obchodného partnera. Srdce ti zovrie. Na rukách cítiš pot. Premýšľaš nad tým, ako tvoj adresát zareaguje. Pochopí to? Alebo stratíš obchodného partnera?

Keďže ťa ale Google ľúbi, ponúka ti možnosť odoslanie zrušiť.

Gmail umožňuje zrušiť odoslanie emailu

Gmail umožňuje zrušiť odoslanie emailu

Môžeš si nastaviť, aký čas ma Google počkať po kliknutí „Odoslať“, kým naozaj email odošle. Ak sa do daného času rozhodneš odoslanie emailu zrušiť, jednoducho klikneš „Späť“ a automaticky pokračuješ v písaní emailu. Ktorý iný emailový klient toto dokáže?

Ak chceš aktivovať funkciu Zrušiť odoslanie, tu je jednoduchý postup.

Ako aktivovať Gmail funkciu „Zruš odoslanie emailu“

  1. Vo svojom Gmail účte klikni na ikonku ozubeného kolieska, ktoré sa nachádza v pravom hornom rohu, priamo pod tvojou profilovou fotkou.
  2. Choď do sekcie Nastavenia -> Labs.
  3. Nájdi funkciu „Zrušiť odoslanie“, klikni „povoliť“ a ulož zmeny.

Ako nastaviť možnosť zrušenia odoslaného emailu v Gmail

Po aktivácii tejto služby odporúčame nastaviť dobu pre zrušenie odoslania. Tú nájdeš v sekcii Nastavenia -> Všeobecné. Odporúčame zvoliť maximálnu dobu.

Nastavenie oneskoreného odoslania emailu v Gmail

4. Gmail o jeho rozšírenia ti zjednodušia život a podnikanie

Na Gmail existuje obrovské množstvo rozšírení a vylepšení, ktoré sú zadarmo. Ja aktívne používam tieto:

Unroll.me

Ak si ako ja, tiež patríš do skupiny ľudí, ktorým každý deň chodí všelijaký možný reklamný spam. 10-percentná zľava na všetko, nový tovar v eshope, nový ebook od web stránky, ktorej si dal svoj email výmenou za 5 tajných trikov ako schudnúť… poznáš to.

Typická emailová schránka preplnená spamom

Aktuálny stav emailovej schránky, ktorú som sa z tohto dôvodu rozhodol nechať napospas.

Unroll.me je skvelý plugin, ktorý ti umožní jednoducho spravovať, koho odoberať chceš a koho nie. Za 30 sekúnd môžeš byť oslobodený od všetkého spamu, ktorý deň čo deň bombarduje tvoju bezbrannú emailovú schránku.

Unroll.me navyše ponúka aj funkciu Rollup. Túto funkciu využiješ, ak sa nechceš úplne odhlásiť od odoberania určitých newsletterov. Príklad: Odoberáš 8 blogov, ktoré ťa stále zaujímajú, ale nechceš každý deň dostať 5 emailov o novom článku. Jedným kliknutím si nastavíš dennú dobu a Unroll.me ti všetky emaily od týchto blogov zhrnie do jedného, ktorý ti doručí každý deň.

Zásuvný modul Unroll.me pre Gmail

Zásuvný modul Unroll.me pre Gmail

WiseStamp

Emailové podpisy nemá nikto rád. Sú nudné. Neosobné. Neoriginálne. Takmer každý len napíše frázu ako „S pozdravom“ a pod ňu svoje meno. A pritom mená sú takmer nepodstatné. Ak danú osobu nepoznáme, tak nám jej meno nič nenapovie.

Keď niekomu píšem email, chcem vedieť, kto ten človek je. Ako vyzerá. Čo robí. Čo ho baví. Je to rovnaké ako keď sa s niekým rozprávam osobne. A preto som si zamiloval plugin WiseStamp.

Ukážka emailu so zapnutým Gmail pluginom WiseStamp

Ukážka emailu so zapnutým Gmail pluginom WiseStamp

S WiseStampom si ľahko vytvoríš originálny podpis, ktorý bude robiť reklamu tebe a tvojej firme v každom emaile, ktorý odošleš.

Ako vidíš, k podpisu si môžeš priradiť fotografiu, svoju pozíciu vo firme, svoj email a odkazy na svoje profily na sociálnych sieťach. Ak bloguješ, tak cez RSS môžeš nastaviť aj zobrazovanie svojich najnovších článkov a získať tak pár čitateľov navyše.

Štandardná verzia WiseStampu je zadarmo, prémiová s možnosťami ako neobmedzený počet podpisov alebo odstránenie loga stojí $4 mesačne. Tip: Nemal by som vám to hovoriť, ale logo vieš odstrániť aj manuálne.

Sidekick

Sidekick pre Gmail

Sidekick pre Gmail

Zaujímalo ťa niekedy, či tvoj klient klikol na link, ktorý si mu poslal? Alebo či si vôbec tvoj email otvoril? Predpokladám, že áno.

Vďaka Sidekicku teraz môžeš mať prehľad o tom, ktorí klienti otvárajú tvoje emaily a či otvárajú stránky, ktoré im posielaš. Je to ako mať osobného špióna, ktorý stojí za tvojim adresátom a sleduje to, čo robí.

Keď vieš, čo tvoji (potenciálni) klienti robia, keď dostanú tvoj email, ľahko môžeš prispôsobiť obsah svojich emailov tak, aby si dosiahol reakciu, ktorú chceš.

FullContact

Užitočný plugin, ktorý ti ukáže informácie o kontakte priamo v tvojom Gmail účte. FullContact je v tejto kategórii pluginov jeden z najspoľahlivejších. Ak ku kontaktu nenájde informácie FullContact, tak už žiadny plugin.

FullContact pre Gmail

Pravá strana stránky Gmail.com pri komunikácii s Ľubom Juríkom, ak je FullContact aktivovaný

FullContact ti umožňuje si ku každému kontaktu zapísať poznámku, ktorú uvidíš vždy, keď budeš s daným kontaktom komunikovať cez email. Čo by sa stalo, keby si si zapísal niekoľko informácii o klientovi do poznámky a neskôr ich nenútene spomenul v emaile? Myslíš, že by to bol osobnejší prístup a tvoj klient by mal z teba lepší pocit? Myslíš správne.

Checker Plus for Gmail

Checker Plus pre Gmail

Jednoduchý plugin, ktorý ťa upozorní na nový email, aj keď práve nie si prihlásený na Gmail. Okrem toho môžeš nové správy mazať, archivovať alebo označiť ako prečítané, bez ohľadu na to, na akej webovej stránke sa momentálne nachádzaš.

5. Gmail má skvelú mobilnú aplikáciu

Je jedna vec používať webového emailového klienta ako sme si ukázali v prvom bode tohto článku, a druhá vec nastaviť prijímanie a odosielanie pošty cez tvoj firemný účet na mobile alebo tablete. Ak si už raz ale prepojil svoj firemný emailový účet s Gmailom, nemusíš nastavovať úplne nič a svoje firemné emaily môžeš ihneď prijímať a posielať aj cez Gmail pre Android alebo iPhone.

Aplikácia Gmail pre iPhone či Android je elegantná a jednoduchá na používanie, na rozdiel od predinštalovaných základných aplikácii ako Email a podobne.

6. Gmail má tú najlepšiu antispamovú ochranu

Ak začneš používať svoj nový firemný účet, skôr či neskôr si všimneš nárast spamu, ktorý dostávaš, až časom bude počet týchto neželaných emailov neúnosný. Gmail má zapracovaný jeden z najlepších antispamových filtrov, a tak ťa zbaví možno 99% spamu. Ak náhodou nejaký email označí nesprávne ako spam, povieš mu o tom a nabudúce už rovnakú chybu s tou istou emailovou adresou neurobí.

Záver

Google vládne internetu a e-mail nie je výnimka. Gmail dávno valcuje ostatné emailové služby a som presvedčený, že je to tá správna voľba aj pre tvoje podnikanie.

Páčil sa ti tento článok? Tiež používaš Gmail alebo si fanúšikom iného e-mailového klienta? Ak máš akékoľvek otázky týkajúce sa Gmailu, radi ti na ne odpovieme v komentároch.